大量の従業員への訓練メール送付、一体どうやればいいんですか？

大量のメール送信って具体的にどうやるの？

標的型メール訓練の実施に際して、訓練実施担当者がぶつかる壁は、訓練メールをどうやって送信すればいいか？ということでしょう。

セキュリティ対策を行っている企業であれば、なりすましによるメール送信はできないようにしているケースも多いかと思います。

訓練メールを送信する場合の差し出し人名として、あえて訓練実施担当者のアドレスを使うという選択もありますが、架空のアドレスや、第三者のアドレスを使って送信したいというケースもあろうかと思います。

しかし、自社のメールシステムでは、自分以外の差出人名を使ってメールを出すことはできないし、しかも、何百人もの訓練実施対象者に、１通ずつメールを送信するというのは非現実的。訓練メールを作ったはいいが、メールを送るための手段がない。

ということで、訓練実施サービスを提供している業者に委託したり、訓練実施に二の足を踏んでいるというケースも意外と多いのではないでしょうか？

基本は正規のアドレスを使う

昨今のメールサーバではセキュリティ対策が進んでおり、存在しないドメイン名でのメールは送信できないようになっていたり、また、正規のメールサーバ以外のサーバからのメールは受信しない。といった措置が採られていたりします。

不正なメールが送信できることを許容してしまうと、世界中から大量の不正メール送信に利用され、自社の貴重なシステムと、そのシステムを維持するために必要なお金が犯罪者のために使われてしまうことになるため、メールサーバを維持するプロバイダ側も、不正メール対策には必死にならざるを得ません。

このため、訓練のためとはいえ、実在しない架空のアドレスなどは非常に使いづらい状況となっている。というのが現状です。

しかし、逆を言えば、正規のアドレスであれば普通にメールを送ることはできるので、訓練用にドメイン名を取得し、そのドメイン名を使ったメールアドレスを利用したり、架空の社員アドレスを用意したりするなどして、メールアドレス自体は正規のものを利用する。というのが、最もスマートな方法ということになります。

また、これは、社内に技術者の方が居て、自社内でメールサーバが自由に構築できる。ということが前提にはなりますが、訓練メールがプロバイダのメールサーバなどを経由せず、自社で用意したメールサーバ上でしか流通しない。ということであれば、メールサーバのセキュリティ設定を変更することで、架空のメールアドレスでのメール送信を可能にする。ということは、方法論としてはありえます。

『標的型メール訓練で使用するメールアドレスを詐称することはできますか？』でも述べていますが、標的型メールの訓練だからといって、架空のアドレスを使わなければならない。ということは決してないので、正規のアドレスを使うということも、十分、選択肢となり得ます。

一括でメールを送信する仕組みなら、手持ちのExcelを使って実現できます。

差出人のメールアドレスをどうするか？については上記を参考に解決したとして、大量の従業員に対して、訓練メールを送信するにはどうすれば良いでしょうか？

社員全員に同じ内容のメールを送付するなら、メーリングリストを使う方法や、Bccを使う方法がありますが、個々の社員にそれぞれ違う内容のメールを送信するとなると、これらの方法は使えないので、どうしたものか？と悩んでしまう方は多くいらっしゃいます。

業者に委託して送信してもらう方法もなくはないですが、スポットで利用できるサービスは多くありませんし、また、費用もかかるため、あまり手頃とは言えません。

そこで、一つの選択肢としてご提案したいのが、「Excelを使ってメールを一括送信する」という方法です。

Excelのブックファイルをメールで送信するという機能はExcelのメニューから選択できるようになっているので、Excelからメールを送信できることは知っていても、Excelを一括メール送信ソフトのように使うことができるということまではご存じでない方が多く、業務の現場でこのようなことができることを披露すると、重宝がられることが多くあります。

メールを一括送信するためのソフトなら、無償・有償も含め、幾つものソフトが存在するので、それらのソフトを使っても良いのですが、Excelを使うことのメリットとして、Excelでのデータ加工とメール送信の処理を組み合わせて実施できるということがあり、一般の一括メール送信ソフトを使う場合に比べて、自由度が高いということが挙げられます。

キットにはExcelでメールを一括送信できるツールが付属しています。

標的型攻撃メール対応訓練実施キットには、訓練メールを送信するためのツールとして、Excelによるメール送信ツールを同梱しています。

このツールでは以下のようなHTML形式の訓練メールも送信できるようになっており、もとより訓練メールの送付用に作られているので、従業員が何百人・何千人いようと、容易に訓練メールの送付を行うことができます。

無料モニターへのご参加でお使い頂けるキット一式にも、このツールは含まれていますので、ご興味がおありでしたら、是非、無料モニターに登録してお試し頂ければと思います。

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