誤送信防止のためにも、メールのマナーを改めて見直そう

ある方から私の元に、誤送信のメールが届きました。この方は面識のない方のアドレスをCc欄に設定してメールを送るようなことをされていたので、一度コメントを差し上げた方がよいかと思っていたのですが、間に合わなかったようです。

そのメールには事業の収支計画書が添付されており、誤送信メールとしてはかなりマズイものです。添付ファイルは開くことなく削除しましたが、ご当人は恐らく気が気では無いでしょう。普段からメールの出し方に気を配っていれば、このような間違いは防げたはずで、改めてメールマナーの重要性を感じました。

メールマナーの習得が個人任せというのは結構危険です

メールマナーについては、手紙の書き方と一緒で、体系的に教わる機会というのは、自分から望まない限りはなかなかありませんが、手紙と違ってメールはほぼ毎日使うといってよいものだけに、誤送信をはじめ、メールをきっかけとしたトラブルは枚挙にいとまがありません。

メールは手紙が電子に置き換わったもの。と考えられがちですが、使用頻度や、関連するトラブルなどを考えれば、両者は全く別のもの。と考えるのが、正しい解釈かもしれません。

面と向かっての会話であれば、相手の表情から感情の機微も掴めますが、メールの場合は文字だけとなってしまうため、お互いの真意が伝わらないということはよくあります。

実際にはその様なことは全く思っていないのに、「怒っている」かのように解釈されてしまうということはありませんか？また、言葉の解釈の違いから、こちらの意図が相手になかなか伝わってくれないといったことはありませんか？

文章だけで相手に言いたいことを伝えるというのは、実は結構大変なことです。声や表情が加われば、それらが言葉を補完してくれますが、メールの文章だけだとそうはいきません。あなたは電話で話をするとき、つい、身振り手ぶりを交えて話をしてしまったりしませんか？

相手には全く見えないのに、受話器を片手に身振り手振りをしている自分を見ると、「何やってんだかなぁ。自分」と思ってしまいますが、これも、相手に真意を伝えようとする本能ゆえ。それだけ、文字以外の伝達手段が相手に伝える情報というのは多いということです。

そうした他の伝達手段が使えないメールでは、伝えられる情報がどうしても限られてしまうわけですから、制限された情報の中で、相手に確実に意図を伝えるには、やはりそれ相応のテクニックやマナーが必要ということになってきます。

しかしながら、ほとんどの組織では、そのようなことを体系的に学ぶ機会というのはなかなかないのが実際ではないでしょうか。

私的なメールのやり取りならともかく、仕事で使うメールにおいては、このような大事なことを、全て本人任せとしてしまうことは、組織にとってはリスクであり、これを放置しておくことは、組織運営上、結構危険なことなのではないかと思います。

メールマナーを教えてくれるサービスを利用するのも一つの方法です

メール本文の書き方一つとっても、テクニックやマナーを習得することは大事なことですが、メールの仕組みや機能についても理解することも、相手にメールがどのように届くのか？また、相手には送ったメールがどのように見えるのか？を知る上でも大事なことです。

Ccがどのようなものか知らないと、Ccに設定したアドレスが送った相手に全て見えてしまう。ということに気がつきません。メールを受信した時に、自分が知らない相手の名前が入っていたら、知らない第三者に自分の情報が筒抜けになっているように思えて、不愉快な気分になってしまう。ということはありがちです。

メールを送った本人はそのようなつもりは全くないのに、メールの仕組みを知らなかったばかりに、相手に不愉快な思いをさせてしまい、下手をするとトラブルにまで発展させてしまうというのは、とても残念なことです。

これを個人のスキルの問題として片付けてしまうのは簡単なことですが、ケースによっては会社としての管理責任を問われたり、会社に対するイメージを損なう原因になることもありえることを考えると、ここはやはり、会社としてどう取り組むかについて、真剣に考えるべきでしょう。

逆に、メールを受け取った方が、「この会社から送られてくるメールは素晴らしい」と思ってもらえたなら、会社に対する好感度やイメージがアップすることを考えれば、むしろ、積極的に取り組むべき事柄かもしれません。

ちなみに、メールマナーの研修と言えば、日本では第一人者と言える存在として「平野友朗」氏の名前が挙げられます。この方が事業として行っている「ビジネスメール教育」を、誤送信を防止するためのセキュリティ教育の一環として、また、会社に対する好感度を上げるための施策として利用されるのも、一つの方法かと思います。

セキュリティ対策の観点から言えば、「誤送信防止」が大きな目的にはなりますが、メールの書き方・出し方が改善され、物事の伝え方がうまくなれば、得られる結果が変わり、業績アップにも繋がりうる。ということを考えれば、メールマナーの向上については、会社としてもっと積極的に取り組むべきなんではないかと思います。